仕事において優先順位を決めることは欠かせません。優先順位や段取りなく、成り行きで仕事を遂行していると「忙しい割には全く仕事が進まない」、気が付いた時にはこんな状況に陥っています。

今回、仕事の優先順位を決めるために必要な考え方をまとめてみました。

仕事の優先順位を決める考え方

仕事の優先順位を決める上で必要な考え方は、「まず、やらないことを決める」です。

無数にある、やることリストに全て番号付けするのではなく、まずは思い切って”やらないこと”と”やること”に分けるのです。そうすることで本当に必要なやることだけが残り、その中から優先順位を決めることができます。

例えば、タスクが100個あるとして

1. 1～100まで順番を決めて全て取り組む
2. 100個ある内80個はやらないと決めて20個に優先順位を決めて取り組む

この場合、①に対して②に係る時間は1/5なのに効果は大差ない、もしくは同じ時間をかけた場合、圧倒的に②の効果が高い、といった状況になることがほとんどです。

これは、「全体の数値の8割は全体を構成する要素のうちの2割の要素が生み出す」80:20の法則(パレートの法則)にもあてはまるように、本来必要ない雑務や労力がかかる割に効果を生まないタスクが紛れています。そういった、労力の割に効果を生まない仕事を思い切ってやめてしまおう！という狙いです。

この考え方を基に、仕事のプロジェクトやタスクの優先順位をザックリと見分ける方法と、日々の時間管理をどう考えるべきか、について以降ご紹介します。

ザックリと優先順位を区分ける方法

仕事のプロジェクトやタスクの優先順位をザックリと見分ける方法は、下図のような4つのパートに分けてみる、です。

それぞれ4つは、

1. 時間や労力はかからないが、大きな効果が見込めるもの
2. 時間や労力はかかるが、大きな効果が見込めるもの
3. 時間や労力はかからないが、小さな効果しか見込めないもの
4. 時間や労力もかかり、小さな効果しか見込めないもの

です。

この4つのパートにやることを当てはめます。当てはめた後、まずは③と④を思い切って辞めてしまうのです。①②だけに集中する環境を作ってしまうことが大切です。

その上で、まずはすぐに効果の見込める①に取り組み、その後効果まで時間や労力のかかる②に取り組む、というように、残ったものの中で状況に応じて効果と労力を見ながら優先順位を考えていきます。

日々の時間管理の考え方

次に日々の仕事における時間管理の考え方ですが、こちらも先ほどと同じく4つのパートに区分けて考えてみることがオススメです。

時間管理における4つのパートは、

1. 緊急度低く重要
2. 緊急度高く重要
3. 緊急度低く重要でない
4. 緊急度高く重要でない

です。

時間管理の見るべきポイントは、1日・1週間という時間の中でいかに①の緊急度が低く重要なことに多くの時間を費やせるか、です。

4つのパートにそれぞれどういった内容が該当するか見ていきます。

①緊急度が低く重要

この項目には、例えば計画などの準備、改善や予防、人間関係づくり、期日に余裕のある重要なプロジェクトなどが当てはまります。緊急性がないため一般的には後回しになりがちですが、このパートこそが一番重要です。

②緊急度が高く重要

この項目には、期日の差し迫ったプロジェクト、緊急会議、クレーム対応などが当てはまります。多くの方がこのパートに1番時間を費やしているかもしれませんが、このパートの仕事をいかに生まないか、が重要です。実際、このパートに時間のほとんどを費やす方は、次から次に出てくる問題や仕事に振り回されコントロールできていない状況に陥っています。

また、この項目は事前の準備や想定を怠っていた、忘れていた、などのように、①緊急性が低く重要な段階で何もしなかったために、後手に回り発生したものが多く含まれます。

③緊急度が低く重要でない

この項目には、内容の無い仕事、必要ない電話、暇つぶし、などが当てはまります。緊急度もなく、本来必要ないものです。このパートに時間を費やす価値はありません。

④緊急度が高く重要でない

この項目には、一部の電話やメール、一部の会議、雑務などが当てはまります。緊急度はあるが重要ではないものです。このパートにもできるだけ時間を費やさなくて済むように考えることが必要です。状況に応じて、無くす・まとめる・他の方法を取ることで効率化を図るべきです。

1日・1週間の時間をコップ、仕事を石に例えると、小さな石(重要でない仕事)からコップ(スケジュール)を埋めると後から大きな石(重要な仕事)は入りませんが、大きな石(重要な仕事)からコップ(スケジュール)に入れると後から小さな石(重要でない仕事)は入ります。

予定の中で、「③緊急度が低く重要でない仕事」や「④緊急度が高く重要でない仕事」の時間をできるだけ無くし、「①緊急度が低く重要な仕事」にいかに時間を費やせるかが「②緊急度が高く重要な仕事」を無駄に発生させることなく、時間と仕事をコントロールする秘訣です。

理想は、「①緊急度が高く重要な仕事」で予定の8割、最低でも5割は埋めたいところです。そのために、まずはスケジュールアプリや手帳などで見える化することをオススメします。

私は営業時代、様々な手帳を試し、最終的にフランクリンプランナーの1日1ページリフィルタイプに落ち着きました。今でもこの手帳を活用しています。1日・1週間がどんな用事や仕事で埋まっているかが一目で分かり、管理しやすく愛用してます。

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まとめ

今回は優先順位の考え方についてまとめてみました。

1番のポイントは「まず、やらないことを決める」。

やらないこと・やめることを決めた上で優先順位を考えていく。

仕事のプロジェクトやタスクを考える場合は、効果と労力の2軸で4つのパートに当てはめ、効果がないものはやめる、残った中で、効果と労力により優先順位を考える。

日々の時間管理を考える場合は、緊急性と重要性の2軸で4つのパートに分けた上で、重要でないものはできる限り失くす、緊急でなく重要なものに時間を費やすことで緊急性が上がる前に片づけてしまう。

日々の仕事や時間の管理で活かせる考え方が1つでもあれば活用してみてください。

他にもっといい管理ツールがあるよ！とご存じの方はぜひ教えてください。